Tecnología
Los ordenadores, los móviles, las líneas y los routers de la empresa. Todo esto es una sola área de permisos: quien la tiene, la tiene entera.
General
Tecnología → General. Lo que IT tiene que hacer hoy, en una pantalla hecha de widgets: cifras, tareas de IT, salidas de personas, a revisar (garantías y equipos a nombre de nadie), equipos sin dueño, líneas sin nadie, MiFi en rodaje, últimos movimientos, accesos rápidos y salidas cerradas. Las listas largas enseñan seis y un «Ver más».
Cada widget se arrastra por su asa (los seis puntos de la esquina), se pone a media o a toda la anchura con el botón de su cabecera y se esconde con la ✕. Personalizar (arriba a la derecha) abre la lista completa para marcar cuáles ves, subirlos o bajarlos y volver al orden de fábrica. Se guarda en tu usuario: te sigue al portátil, al móvil y a cualquier equipo.
Tareas
Tecnología → Tareas. La lista de cosas por hacer del equipo de IT, compartida, al estilo Things: «cambiar el disco del portátil de X», «pedir dos MiFi», «renovar el dominio». A la izquierda, las listas:
| Lista | Qué hay |
|---|---|
| Bandeja | Lo apuntado sin fecha ni sitio todavía. |
| Hoy | Con fecha de hoy o ya pasada. |
| Próximos | Con fecha, de mañana en adelante, agrupadas por día. |
| Algún día | Aparcadas, sin prisa. |
| Registro | Lo ya hecho, con quién lo cerró y cuándo. |
Debajo, Personas: pulsa a alguien para ver solo lo suyo. Una tarea nueva se apunta con el botón + (o la fila de abajo) y Enter; nace en la lista donde estás —en Hoy, para hoy; en Algún día, aparcada— y la fila se queda abierta para apuntar la siguiente. El círculo la marca como hecha y se desvanece hacia el Registro. Al pulsar el título se abre en el sitio: título, notas, lista de comprobación (puntos que se van marcando), y abajo Cuándo (hoy, mañana, la semana que viene, algún día o una fecha), Quién (cualquier usuario con acceso a Tecnología) y la bandera de prioridad. Se arrastra para ordenar dentro de la lista. El widget del General enseña las de hoy y las siguientes, y lleva aquí.
La parte importante es Salidas de personas: cada empleado marcado como retirado en Empleados aparece con su fecha límite, su progreso y lo que queda por hacer (recuperar y formatear equipos, pasar o dar de baja líneas, recuperar MiFi, borrar la cuenta de Microsoft 365…). «Abrir la lista» lleva a su ficha, donde se marcan las tareas. Al pasar la fecha límite la tarjeta se pone en rojo.
IT Stock
Tecnología → IT Stock. El parque de dispositivos: quién lo tiene, desde cuándo y hasta cuándo está en garantía. Arriba, las familias —Todo el parque, Equipos PC/Mac, Móviles, Tablets, Otros— y debajo cuatro pestañas:
| Pestaña | Qué contesta |
|---|---|
| Dispositivos | Todo el parque, con quién tiene cada cosa. |
| En proyectos | Qué está fuera ahora mismo y desde cuándo. |
| Registro de Salida | Sacar un equipo a un rodaje. |
| Historial | Todo lo que ha salido y ha vuelto. |
La pestaña Dispositivos se ve como tarjetas (icono del tipo, familia, estado, nombre del equipo, quién lo tiene, y una tira con código, número de serie y garantía) o como tabla; el conmutador está a la derecha de la barra. En la misma barra: el buscador, el tipo, el estado y Ordenar (por nombre, código, persona, tipo, estado o más recientes). En la tabla también se ordena pulsando la cabecera de la columna: un clic asciende, otro desciende, el tercero lo quita. La app recuerda la vista y el orden.
Asignar y reasignar
Un dispositivo está en manos de alguien o está en el almacén. Se cambia desde su ficha con Asignar —o Reasignar, si ya lo tiene alguien.
- Abre el dispositivo.
- Asignar. Escribe para filtrar la lista de personas.
- O Devolver al almacén, si vuelve sin dueño.
El historial de asignaciones se construye solo: la asignación anterior se cierra con su fecha y se abre la nueva. Nadie tiene que acordarse de apuntar nada, y por eso la ficha puede decir «desde el 28/08/2026».
Sacar un equipo a rodaje
Es distinto de asignarlo a una persona: un equipo asignado a Marta puede además irse tres semanas a un rodaje.
- Pestaña Registro de Salida.
- Registrar salida: el equipo, el proyecto, quién se lo lleva y la fecha de devolución prevista.
- Aparece en En proyectos hasta que vuelva.
- Al volver, Devolver en su fila.
Lo que pase de la fecha prevista sale marcado como fuera de plazo, y la cuenta aparece en rojo en la propia pestaña.
Garantía
Es lo primero que se mira cuando algo falla, así que está en la franja de cifras de la ficha: caducó hace N días, quedan N días —a partir de dos meses avisa— o hasta tal fecha. Se rellena en Compra y garantía, junto al proveedor y el coste.
La etiqueta con QR
En la ficha de cada dispositivo hay un bloque Etiqueta con QR con tres acciones:
- Ver e imprimir — abre la etiqueta de ese equipo a tamaño grande, con el botón de guardar en PDF.
- Descargar el QR — el código en PNG a 512 px, con el nombre del equipo en el archivo. Para pegar en un correo o mandar a una tienda.
- Cambiar el código — ver más abajo.
Para imprimir muchas de golpe está Material → Fichas QR.
La página pública
El QR de un dispositivo no lleva a la aplicación: lleva a una página que se abre sin entrar en Stokit. Es a propósito — quien se encuentra un portátil por la calle no tiene cuenta, y mandarle a una pantalla de login no sirve a nadie.
Esa página dice tres cosas y nada más:
- De quién es el equipo.
- Qué es (marca y modelo).
- A quién avisar: el teléfono y el correo de la empresa.
Ni el número de serie —es lo que pide una tienda para tramitar una garantía o una reventa—, ni el coste, ni el departamento, ni correos internos. Y no la indexan los buscadores.
Cada dispositivo tiene su propia dirección con doce caracteres al azar, así que no se puede recorrer el parque probando números.
Si una etiqueta acaba donde no debe
Cambiar el código, en la ficha del dispositivo. El enlace viejo deja de funcionar, ninguno de los otros equipos se toca, y solo hay que reimprimir esa etiqueta. Pregunta antes de hacerlo, porque el precio es una pegatina que ya no lleva a ninguna parte.
Si algún día hay una sección de información en la web de la casa, se pone su dirección en Ajustes → Etiquetas con QR y las etiquetas nuevas apuntan allí sin tocar nada más.
Microsoft 365
Tecnología → Microsoft 365. El directorio real de la empresa, leído de Microsoft: qué licencias quedan libres, qué cuentas hay y cuáles conviene traer a Empleados.
Licencias: cuántas quedan
Lo primero de la pantalla responde a la pregunta de siempre: ¿puedo dar de alta a alguien mañana sin comprar nada? Arriba, las plazas libres, las que están en uso y las compradas, contando solo las de pago: los planes gratuitos traen un millón de plazas y sumarlos no diría nada.
Debajo, cada licencia con su barra de ocupación y las plazas que le quedan:
- Verde, hay margen.
- Ámbar, quedan dos o menos, o menos de un cinco por ciento del total. Tres plazas de ciento cinco son tres altas, no holgura.
- Rojo, no queda ninguna: para dar de alta hay que comprar.
«Ver las gratuitas y las caducadas» despliega el resto: los planes sin límite práctico y las suscripciones suspendidas o en periodo de gracia, que son las que hay que renovar antes de perderlas. Actualizar vuelve a preguntar a Microsoft.
La aplicación necesita el permiso Organization.Read.All en Azure para leerlas. Si falta, la pantalla lo dice con ese nombre exacto y el resto de Microsoft 365 sigue funcionando igual.
Cambiar la contraseña de alguien
En la fila de cada cuenta, Contraseña. No hace falta entrar en ningún portal de Microsoft ni saber nada del directorio:
- Pulsa Contraseña en la fila de la persona.
- Deja marcado «Que elija la suya al entrar» y confirma.
- Sale la contraseña nueva, en grande, para dictarla o copiarla de un clic. Dásela y listo.
La persona entra en office.com con su correo y esa contraseña, y Microsoft le pide una suya nada más entrar. Si desmarcas la casilla, se queda con la que le has dado.
No se guarda en Stokit, ni en el registro de actividad, ni en ningún archivo: si se pierde, se genera otra y ya está. En el registro solo queda quién se la cambió a quién, nunca cuál. Y la contraseña anterior deja de funcionar en el momento del cambio.
A una cuenta de administrador no se le cambia desde aquí: eso se hace en el portal de Microsoft, donde se ve qué otras cuentas mandan y qué se rompe si esa se queda fuera. Stokit lo dice si lo intentas.
El directorio de cuentas
Las cifras de arriba reparten el directorio en ya en Empleados, personas por traer y dudosas, y las pestañas separan las cuentas de servicio, los invitados y las descartadas.
La primera pestaña, Todos, las enseña juntas: es la cómoda cuando buscas a alguien concreto y no sabes en qué montón cayó, por ejemplo para cambiarle la contraseña. Ahí las que ya están en Empleados salen marcadas, y solo se pueden marcar para traer las que todavía no están. El buscador no distingue mayúsculas ni tildes: «produccion» encuentra «Producción».
- Marca las cuentas que sean personas de verdad.
- Crear N fichas. Entran en Empleados con su nombre, correo, departamento y cargo.
- Lo que descartes no vuelve a aparecer, así que la lista se va quedando limpia.
Actualizar vuelve a preguntar a Microsoft.
Borrar una cuenta
Borrar cuenta no la quita solo de Stokit: elimina la cuenta del directorio de la empresa, con su buzón. Por eso:
- Hace falta nivel total en Sistema.
- Hay que escribir la dirección completa para confirmar, y se comprueba en el servidor.
- Se niega si la cuenta tiene un rol de administrador.
- Queda apuntado en el registro de actividad, antes y después.
Telefonía
Tecnología → Telefonía. Las líneas móviles y fijas: quién las usa, su extensión y sus códigos. Se ven como tarjetas (el número en grande, la persona, el departamento y una tira con extensión, PIN, PUK y fecha de alta) o como tabla, con el conmutador de la derecha de la barra; la app recuerda cuál prefieres.
En la barra: el buscador (vale escribir el número con o sin espacios), el tipo —Móviles, Fijos—, el estado —Activas, Bajas— y dos botones: Códigos, que enseña u oculta PIN y PUK (van tapados por defecto: están a la vista de cualquiera que pase por detrás), y Más filtros, con los filtros por campo (número, línea, extensión, persona, departamento). En cada tarjeta, el icono del teléfono llama y el de copiar copia el número.
Cada línea lleva el logo de su operadora a color si en «Compañía» pone algo reconocible: Movistar, Telefónica (también «TF»), Vodafone, Orange, Yoigo, MásMóvil, Digi, O2, Pepephone, Lowi, Jazztel, Simyo o Lebara. Cualquier otro texto se enseña igual, con una ficha neutra y su nombre. La compañía se pone al añadir o editar la línea, o llega del Excel.
Telefonía → Importar Excel (arriba a la derecha; necesita la capacidad importar). Columnas que entiende: Número (la única imprescindible), Nº, Nombre, Departamento, Extensión, PIN, PUK, Fecha Alta y Tipo. Un guion en PIN o PUK se lee como vacío.
Tipo de las líneas del archivo: por defecto se decide por el número (6 y 7 móvil, 9 fijo). El listado de la centralita son extensiones fijas con números que empiezan por 6 y 7: ahí se elige «Todas fijas» antes de soltar el archivo.
Antes de tocar nada se enseña la previa: cuántas entran, cuántas se omiten y por qué. Una línea cuyo número ya existe no se vuelve a crear —se compara solo por los dígitos, así que «971 22 62 32» y «971226232» son la misma—; el mismo Excel dos veces no duplica nada.
Pero una línea que ya existe sí se completa: si el archivo trae nombre, extensión, PIN o PUK y la línea los tenía vacíos, se rellenan (nunca se pisa lo que ya había). Es la manera de poner nombre a cincuenta líneas que entraron sin él: se sube el listado con nombres y listo. Si el nombre coincide con un solo empleado activo, la línea queda enlazada a su ficha; si hay dos personas con ese nombre, se deja el nombre y la previa avisa para elegir a mano en la línea. Los PIN escritos con la letra O en vez del cero se corrigen. Y si el archivo no trae fila de títulos (empieza directamente por el primer número), las columnas se leen por posición: número · nº · nombre · extensión · PIN · PUK · fecha.
Cada línea lleva número, persona asignada, extensión, departamento, y el PIN y el PUK, que es lo que nadie encuentra cuando hace falta. La pestaña Líneas en proyectos enseña las que están asignadas a un rodaje.
Se importan y exportan por Excel igual que el inventario, y con Editar seleccionadas se cambian varias de golpe.
La etiqueta de línea telefónica no lleva a la aplicación: su QR abre el marcador del móvil con el número puesto. Se pega en el terminal y la escanea cualquiera, tenga o no cuenta en Stokit.
MiFi
Tecnología → MIFIs. Los routers portátiles: quién los tiene, en qué rodaje y desde cuándo. Dos vistas, Tablero y Tabla, y filtros por estado —Disponible, En uso, Avería, Baja— y por compañía —Movistar, Vodafone, Orange, Yoigo, Otra.
Arriba, las cifras del parque (libres, en rodaje, en reparación, sin PUK) y una barra con el buscador —vale para las tarjetas y para la tabla—, el estado, la compañía, Códigos (PIN y PUK van tapados hasta pulsarlo) y el conmutador tarjetas/tabla. Cada tarjeta lleva «MiFi 2», el logo de la operadora, el modelo, la red Wi-Fi, quién lo tiene y desde cuándo, y los botones Sacar a rodaje / Devolver, Ficha e historial.
Cada MiFi guarda modelo, IMEI, número de SIM, ICCID, PIN, PUK y los datos contratados, y tiene su propio historial de asignaciones, igual que un dispositivo.
La etiqueta de cada MiFi (Material → Fichas QR → Etiqueta de MiFi) lleva un QR que, al escanearlo con el móvil, abre una pantalla con dos botones grandes: Me lo llevo y Lo devuelvo. «Me lo llevo» pide a qué rodaje y quién eres —los dos obligatorios— y, si lo sabes, hasta cuándo. «Lo devuelvo» pide el nombre, cierra la salida y lo deja disponible. La pantalla dice también quién lo tiene ahora y desde cuándo, y si está fuera hay un apartado para pasarlo a otro rodaje sin que vuelva al almacén.
No hace falta tener usuario ni iniciar sesión. Es a propósito: el MiFi se lo lleva un eléctrico a las siete de la mañana con el coche en marcha, y un registro que obliga a recordar una contraseña es un registro que nadie rellena. Cada movimiento queda en el historial del MiFi y en Actividad a nombre de quien escribió, marcado como hecho desde el QR para que no se confunda con alguien que entró con su cuenta.
Lo que sostiene que sea abierto: el QR lleva un código aleatorio de doce caracteres, no el número del MiFi, así que de la pegatina de uno no se deduce la del siguiente. La página solo escribe en el historial de ESE aparato —ni PIN, ni PUK, ni IMEI, ni ICCID: eso sigue estando en la ficha, y la ficha sigue pidiendo sesión—. Y hay un tope de apuntes seguidos, por si alguien se entretiene. El precio, dicho claro: quien tenga la pegatina delante (o una foto de ella) puede apuntar salidas y devoluciones de ese MiFi y ve los nombres de los rodajes activos. Es el mismo trato que una hoja de firmas colgada en el almacén, y es lo que hace que se use.
Cada MiFi tiene un precio por día en su ficha. En cuanto alguien lo reserva para un rodaje —da igual si por el QR o desde Stokit—, aparece una línea en el material de ese rodaje con los días previstos. Cuando lo devuelve, los días se corrigen a los reales. La línea es la misma; solo cambian los días.
Y al abrir un presupuesto de ese rodaje, arriba del material sale un aviso: «3 líneas de material que el rodaje ya está usando» y un botón para traerlas de una vez. Si algún aparato no tiene precio puesto, lo dice antes de traerlo: entra a 0 € y se ve.
Por qué hace falta pulsar un botón y no entra solo. Un presupuesto se numera, se manda al cliente, se acepta y se bloquea. Si una pegatina escaneada a las siete de la mañana pudiera meterle una línea, cambiaría un documento que el cliente ya tiene en su correo — o se lo cambiaría por debajo a quien lo esté escribiendo. El material del rodaje es interno y ahí sí entra solo; de ahí al presupuesto va una persona.
Lo que ya está en el documento no se vuelve a ofrecer: traerlo dos veces sería cobrarlo dos veces.
En la tarjeta de cada MiFi, el botón que dice «3× fuera» abre su historial entero. Arriba, cuatro cifras que contestan de un vistazo cuánto se mueve ese aparato: salidas, personas distintas que lo han tocado, días fuera y rodajes por los que ha pasado.
Debajo, la línea de tiempo de lo último a lo primero. Cada salida dice el rodaje, las fechas, cuántos días duró, quién se lo llevó y quién lo devolvió, y de dónde salió el apunte: «desde el QR» si lo escribió quien tenía el aparato en la mano, o el nombre de quien lo apuntó desde Stokit. No es lo mismo y por eso se distingue. Si algo volvió más tarde de lo prometido, o lleva retraso ahora mismo, sale marcado en rojo.
No hay nada que rellenar: se escribe solo cada vez que alguien escanea una pegatina o mueve el MiFi desde Stokit.
En la ficha del MiFi hay tres campos más: Red Wi-Fi (el nombre que sale al buscar redes), Contraseña Wi-Fi y la seguridad (WPA es lo normal). Con eso, en Material → Fichas QR la plantilla Wi-Fi del MiFi imprime una etiqueta con el nombre de la red, la contraseña y un QR que, al escanearlo con la cámara del móvil, ofrece conectarse a esa Wi-Fi. Es el mismo formato que traen los routers en su pegatina, así que funciona en iPhone y Android sin instalar nada.
No hay que adjuntar ningún QR: se genera solo a partir de lo que pongas en la ficha. Si cambias la contraseña del MiFi, cámbiala aquí y reimprime.