Ajustes y pantallas
Lo que se toca una vez y afecta a todos: cómo salen los documentos, cómo se numeran, qué se ve en las teles de la oficina y dónde mirar cuando algo no cuadra.
El Dashboard
La primera pantalla al entrar. Bloques que contestan a «¿cómo va hoy?»: las cifras del día, el gantt de los rodajes, las alertas, la flota en proyectos, la agenda, la telefonía y el material más usado.
Cada bloque respeta tus permisos: si no tienes acceso a Economía, sus cifras no aparecen. Un bloque vacío no significa que no haya datos — puede que no sean para ti.
El enlace del calendario para producción
Sistema → Ajustes → Enlace del calendario para producción. Crea una dirección larga que abre solo el calendario. Quien la tenga entra sin contraseña, puede reservar y quitar vehículos, y no ve nada más de Stokit: ni presupuestos, ni fichas de vehículo, ni Tecnología, ni estos ajustes. Tampoco puede marcar días de ITV o taller, que sigue siendo cosa de flota.
Y no es que le escondamos los botones: el servidor le niega todo lo demás aunque escriba la dirección a mano. Es el mismo permiso de siempre, «Producción · solo calendario», aplicado a un usuario que se crea con el enlace.
Quien entra por el enlace ve la pantalla desnuda: el calendario a todo lo ancho, sin barra lateral ni pestañas. No hay menú porque no hay a dónde ir.
- + Crear un enlace y ponle nombre: «Rodajes», «Producción HBO»… Ese nombre es el que saldrá en el registro de actividad cuando muevan un coche, así que con dos enlaces repartidos sabrás cuál de los dos fue.
- Copiar y pásasela a quien tenga que usarla.
- Debajo de cada enlace verás cuántas veces se ha abierto y cuándo fue la última.
En una pestaña el calendario del enlace, en otra tu Stokit de siempre, y las dos funcionan. El enlace no abre sesión: se identifica solo con la dirección, pestaña por pestaña, así que no toca tu cuenta ni tu cuenta le quita el sitio a él. No hace falta ventana privada.
Lo que sí es cierto es que en la pestaña del enlace ves lo mismo que ellos: el calendario y nada más. Para lo demás, tu pestaña.
No pide contraseña: es su gracia y es su riesgo. Compártela con cabeza —no en un grupo grande— y pulsa Revocar cuando ya no haga falta. Al revocar deja de funcionar al momento, también para quien la tenga abierta en ese instante. Lo que ya hubieran reservado se queda como está.
El enlace no caduca: vale hasta que lo revoques. Guardado en favoritos, el portátil de producción lo abre cada mañana sin preguntar nada.
Firma de correo
Ajustes → Correo y avisos → Firma de correo. Cada uno se hace la suya y se la pega en Outlook. Sale ya rellena con lo que hay en tu ficha —nombre, cargo, teléfono y correo—, así que lo normal es no escribir nada y pulsar Copiar firma.
En Outlook: Archivo → Opciones → Correo → Firmas, y pegar. Se copia con formato, no como código. Si tu Outlook la pega descolocada, abajo hay Ver el código HTML para pegarlo a mano, que es como funciona Outlook en el navegador (Configuración → Correo → Redactar y responder).
Outlook pide la imagen desde el ordenador de quien recibe el correo, y esa persona no entra en Stokit. Por eso no vale una imagen del disco ni una de dentro de la aplicación: haría falta una dirección que funcione para cualquiera. Por defecto va la marca de Stokit, publicada en stokit.es. Si tenéis el logo de la casa en vuestra web, poned esa dirección y Guardar el logo para todos: así todas las firmas de la empresa llevan la misma marca.
Y el texto no depende del logo: algunos correos bloquean las imágenes hasta que quien recibe las permite, y la firma se sigue leyendo igual.
Avisos por correo
Ajustes → Correo y avisos → Avisos por correo. Cada vez que alguien apunta que se lleva o que devuelve un aparato, sale un correo a las personas que pongas aquí. No hay que mirar nada: llega solo, en el momento.
Avisa siempre, se haya apuntado escaneando la pegatina o desde dentro de Stokit. Y el correo dice cuál de las dos fue: «Escaneando la pegatina» o «Desde Stokit, por Fulano». No es un detalle — un apunte del QR lo escribió quien tenía el aparato en la mano, y uno de Stokit lo escribió quien estaba en la oficina.
Es el complemento de que la pegatina no pida sesión. Quien coge el router lo apunta en diez segundos y se va; a esa hora nadie está mirando Stokit. Si el aviso no saliera solo, el que tiene que enterarse se enteraría cuando faltase algo.
La pantalla son tres pasos, en este orden:
- ¿A qué correo aviso? Escribes la dirección en la casilla y pulsas Añadir. Se guarda al momento, sin botón de Guardar. Puedes poner tantas como quieras, y quitarlas igual de fácil.
- ¿Cuándo aviso? Dos casillas: cuando alguien coge un aparato, cuando lo devuelve, o las dos.
- Esto es lo que llega. Un ejemplo del correo, para no tener que imaginárselo. Debajo, Mandarme una prueba ahora envía uno de mentira a esa misma lista.
Son dos cosas distintas y los nombres se parecían. Etiquetas con QR (en «Otros») es para las pegatinas de los ordenadores, y lo que se pone ahí es una dirección web, no un correo. Los avisos van aquí, en «Correo y avisos».
El remitente es fijo y no se cambia desde la pantalla. Ese buzón tiene que existir en vuestro Microsoft 365 y la aplicación necesita el permiso «Mail.Send». Si falta cualquiera de las dos cosas, la propia pantalla lo dice: debajo de la lista aparece en rojo «el último aviso no se pudo enviar» con el motivo exacto. Un correo que no sale tiene que verse ahí —si solo quedara en el registro del servidor, la pantalla diría que los avisos están encendidos y no llegaría nada—.
Ajustes
Sistema → Ajustes. Requiere nivel total en Sistema: lo que se cambia aquí afecta a todo el mundo. Un menú a la izquierda y una cosa cada vez, en cuatro grupos:
| Grupo | Qué hay |
|---|---|
| Empresa | Datos de la empresa. |
| Documentos | Plantillas de presupuesto y de factura, formato de la hoja, fondo del documento. |
| Presupuestos y facturas | Valores por defecto, facturación, numeración. |
| Otros | Pantalla de oficina, etiquetas con QR. |
Cambiar el prefijo de las facturas o la plantilla por defecto afecta a todos los documentos que se emitan después, así que los cambios se acumulan y se aplican al pulsar Guardar. Escribir a medias en una casilla no puede quedar guardado.
Datos de la empresa
Nombre, NIF/CIF, domicilio fiscal, teléfono, correo y web. Salen en la cabecera de todos los documentos.
Una factura sin ellos no es válida, y el documento los marca en rojo. Lo mismo con el IBAN y la forma de pago, en Facturación: sin ellos la factura no dice cómo hay que cobrarla, que es la mitad de para qué se emite.
Numeración
Los números se forman como PREFIJO-AÑO-000. Se elige el prefijo de
los presupuestos y el de las facturas, y debajo se ve cómo quedaría el
siguiente.
Cambiar un prefijo no renumera lo ya emitido: solo afecta a lo que se cree a partir de ahora. Los documentos viejos conservan su número, que es lo que hay que hacer con un número de factura.
Pantalla de oficina
Pantallas de pared, sin teclado y sin sesión: se pega la dirección una vez en el reproductor y se olvida. Se refrescan solas cada minuto y no hay nada que pulsar.
Son dos, una por tele, porque quien mira busca una cosa concreta y con todo rotando hay que esperar a que le toque:
| Pantalla | Qué enseña |
|---|---|
| Producción | El cuadro de equipo de rodaje del proyecto en marcha, y nada más. |
| Operación | Va pasando por el pulso del día, los vehículos que salen, los papeles de flota que caducan y lo que está en taller. |
- Ajustes → Pantalla de oficina → Ver la dirección.
- Copia la dirección de la pantalla que quieras.
- Pégala en el reproductor de la tele. Ya está.
El aspecto se elige aquí —oscuro o en blanco— y se aplica en la tele al minuto siguiente, sin tocarla. El oscuro marca menos el panel de una tele encendida meses; el blanco se lee mejor en una oficina con mucha luz.
Ni dinero, ni la cartera de lo que viene, ni teléfonos, ni correos. Esa pantalla la ve quien entre por la puerta. Los rodajes que aún no han empezado salen como un número, sin nombres.
La dirección lleva una clave. Si alguna vez se filtra, se genera otra desde la misma pantalla de Ajustes y la anterior deja de servir.
Etiquetas con QR
Aquí se decide a dónde apunta el QR de las etiquetas de dispositivo. En blanco la sirve Stokit, que es lo que funciona sin depender de nadie. Si algún día hay una sección de información en la web de la casa, se pone su dirección y las etiquetas nuevas apuntan allí.
Registro de actividad
Sistema → Actividad. Quién ha hecho qué y cuándo, en toda la aplicación. Filtros por área, por persona, por acción y por fecha.
Es la pantalla del «¿quién ha borrado esto?». Y la respuesta que más veces da es la útil: nadie. Si algo falta y aquí no hay ningún apunte de borrado, no lo borró una persona — y eso cambia por completo dónde hay que buscar.
Cuando algo no se guarda
Stokit trabaja con los datos en memoria y escribe en la base justo detrás. Es lo que hace que todo vaya instantáneo. A cambio, hay dos cosas que conviene saber:
Si aparece «No se está guardando en la base de datos», es de verdad: lo que escribas se puede perder. Avisa a quien lleve el sistema. Cuando se arregla, sale una banda verde — y entonces conviene repasar lo último que escribiste.
Si por lo que sea hay dos servidores en marcha con los mismos datos, el segundo funciona sin guardar a propósito, para no pisarle el trabajo al primero, y su banda lo dice: «hay otro servidor en marcha, cierra el otro». No es un fallo, es la protección haciendo su trabajo.
Ojo: esto habla de servidores, no de pestañas del navegador. Tener la aplicación abierta en el móvil y en el ordenador a la vez es normal y no pasa nada.