Personas
Empleados y Crew no son lo mismo, y confundirlos es la duda más habitual de esta parte. Empleados es la plantilla de la empresa. Crew es quién puede entrar en Stokit.
Empleados
Personal → Empleados. La plantilla: contacto, departamento, cargo y el material que tiene asignado. Aquí está todo el mundo, entre o no en la aplicación — el conductor que solo lleva un camión también es un empleado.
+ Nuevo empleado da de alta a uno a mano, pero lo normal es traerlos de Microsoft 365, que ya tiene sus nombres, correos y departamentos.
Arriba hay un buscador: encuentra por nombre, cargo, departamento, correo o teléfono, y no distingue mayúsculas ni tildes («jose» encuentra «José»). Se combina con los chips de departamento y con las dos vistas, cuadrícula y lista, y los contadores de cada grupo dicen siempre cuánta gente estás viendo.
Al abrir una ficha se ve todo lo que esa persona tiene: sus dispositivos, sus líneas, sus MiFi, su cuenta de Microsoft 365 (y si sigue existiendo), el material y el equipo en rodaje. Cada cosa lleva su acción al lado: reasignar el equipo, pasar la línea a otra persona, devolver el MiFi, borrar la cuenta.
Al asignar un dispositivo, una línea o un MiFi ya no se escribe un nombre: se elige la ficha de una lista con cargo, departamento y correo. Si hay dos personas con el mismo nombre, la lista lo avisa y eliges cuál. Así lo asignado cuadra siempre con la persona correcta, aunque se cambie el nombre después. Un departamento o alguien de fuera se puede escribir a mano; queda marcado «sin ficha».
En la ficha, Marcar como retirado pide la fecha de salida, una fecha límite para cerrarlo todo (quince días por defecto) y el motivo. Desde ese momento la persona deja de contar como activa y en su ficha aparece el panel Salida de la empresa: la lista de tareas con todo lo que tiene a su nombre —recuperar y formatear cada equipo, pasar o dar de baja cada línea, recuperar cada MiFi, borrar o convertir la cuenta de Microsoft 365, dar de baja su usuario de Stokit, quitar accesos, recoger llaves— con una barra de progreso.
Las tareas que dependen de un objeto se marcan solas al hacerlo (si reasignas el portátil, «Recuperar el portátil» queda hecho); las demás se marcan a mano y queda quién y cuándo. Pasada la fecha límite con tareas pendientes, la ficha se pone en rojo y salta un aviso en las notificaciones. Todas las salidas abiertas se ven juntas en Tecnología → General. Reactivar deshace la salida.
Crew
Personal → Crew. Quién entra a la aplicación y qué puede hacer dentro. Es su propia área de permisos —Sistema— y hace falta nivel total para tocar aquí.
- + Añadir a alguien.
- Nombre, usuario y contraseña. El usuario es lo que escribirá al entrar.
- Reparte los permisos por área (abajo).
- Marca las capacidades que necesite.
- Guardar. Ya puede entrar.
Los permisos
Nueve áreas, y en cada una uno de cuatro niveles. El nivel ninguno hace que esa parte no aparezca en la barra lateral de esa persona: no es que esté y dé error, es que no está.
| Área | Qué abarca |
|---|---|
| Proyectos | Fichas de proyecto, subproyectos, contactos y flota asignada. |
| Presupuestos | Presupuestos, catálogo de tarifas y plantilla del PDF. |
| Economía | Facturación, márgenes y cifras del negocio. |
| Flota | Vehículos, calendario de flota y tareas. |
| Salidas y revisiones | Las revisiones con fotos. |
| Material | Inventario y fichas QR. |
| Tecnología | IT Stock, telefonía, MiFi y Microsoft 365. |
| Personal | Empleados. |
| Sistema | Crew y el registro de actividad. |
| Nivel | Qué permite |
|---|---|
| Ninguno | No aparece. |
| Lectura | Mirar. |
| Edición | Crear y cambiar. |
| Total | Además, borrar. |
A quien lleva la flota: Flota y Salidas y revisiones en total, Proyectos en lectura para saber a qué rodaje va cada coche, y nada más. No necesita ver márgenes ni tocar cuentas de Microsoft.
Las capacidades
Cinco permisos que van aparte del nivel, porque cruzan áreas:
| Capacidad | Sin ella |
|---|---|
| Ver precios | Los importes salen ocultos en todas las pantallas. |
| Importar | No hay botón de importar Excel. |
| Exportar | No hay botón de exportar ni de PDF. |
| Enviar | No puede mandar presupuestos ni facturas. |
| Contabilizar | No puede sumar días de alquiler al inventario. |
Los PDF se generan en el navegador, con datos que esa persona ya ha podido leer en pantalla. Así que quitar exportar es una restricción de interfaz —quita el botón—, no una barrera de seguridad. Si alguien no debe ver unos datos, lo que hay que quitarle es el acceso al área, no el botón de exportar.
Importar sí se valida en el servidor, así que ahí la restricción es real.
Copiar permisos
Copiar permisos de otra persona, dentro de la ficha. Para dar de alta al segundo conductor con lo mismo que el primero, en vez de repasar nueve áreas a mano y equivocarse en una.
Contraseñas
Cambiar contraseña en la ficha de la persona. No hay recuperación automática por correo: si alguien la pierde, se le pone una nueva desde aquí.
Cada uno puede cambiar la suya en Mi Perfil sin pasar por Crew.
Quitar el acceso
Se desactiva. No hay botón de borrar, y es a propósito: quien ha creado un presupuesto o firmado una revisión tiene que seguir apareciendo como su autor, y un usuario borrado dejaría documentos sin firma y apuntes del registro sin nombre.
Una persona desactivada no puede entrar, deja de salir en las listas de asignación, y su rastro se conserva entero en el registro de actividad y en los documentos que creó.
Y desactivar en Crew no la quita de Empleados: deja de entrar en la aplicación pero sigue en la plantilla con su material asignado, que es justo lo que hace falta para recuperarlo.
Mi Perfil
Pulsando tu nombre, abajo en la barra lateral. Es tu página: la foto, tu cargo, tus datos de contacto y una cuenta de lo que llevas encima.
- Tus dispositivos — lo que tienes asignado de IT Stock.
- Tu material — lo que tienes del inventario.
- Tus rodajes — en qué proyectos apareces.
- Tus permisos — qué puedes hacer, para no tener que preguntarlo.
Desde aquí se cambia la foto, se corrigen el teléfono y la bio, y se cambia la contraseña.
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