Presupuestos y dinero

Un presupuesto y una factura son el mismo documento en dos momentos de su vida. Entender eso ahorra la mitad de las dudas de esta pantalla.

Clientes

Producción → Clientes. A quién se presupuesta y se factura. Cada cliente es una ficha: nombre comercial, razón social, NIF y domicilio fiscal (lo que va en la factura), correo de facturación, contacto, forma y plazo de pago, idioma y notas. Debajo, sus documentos, con lo pendiente de cobro y lo facturado del año arriba.

En el constructor el cliente se elige de la lista y sus datos fiscales y su forma de pago vienen solos. Si escribes uno que no existe, la app avisa de que se creará su ficha al guardar y deja completar datos sin salir. Los presupuestos que ya existían se enlazaron a su cliente por el nombre que tenían escrito.

La lista

Producción → Presupuestos. Arriba, tres botones: + Nuevo, Catálogo y Ajustes PDF. Y una tira de filtros por estado: Todos, Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado y Anulados.

La columna que manda es el proyecto, con el color del proyecto y su punto delante: con veinte documentos en pantalla se busca el rodaje, y el color lo encuentra antes que la letra. El cliente va en la columna de al lado. Si el color del proyecto es muy claro, el nombre se oscurece lo justo para que se lea; el punto mantiene el color tal cual.

Montar un presupuesto

Se puede empezar de dos sitios, y no da lo mismo:

• Desde la ficha del proyecto (botón + Presupuesto): nace ya colgado de ese proyecto y de su subproyecto. Es lo recomendable.
• Desde Presupuestos → + Nuevo: nace suelto y hay que elegirle el proyecto en el selector.

Descuentos

Hay dos, y se pueden combinar. El descuento global está en los totales (la casilla «Descuento global %») y se aplica sobre la suma de todas las líneas. El descuento por líneas se pone a las que tú elijas: marca las casillas de la izquierda de cada línea (o la de la cabecera para todas), y en la barra que aparece encima pulsa Aplicar descuento… y escribe el porcentaje. Las líneas con descuento llevan un chip rojo con el porcentaje, y desde la misma barra se quita. En el documento que ve el cliente sale una columna Dto. solo cuando alguna línea lo lleva, para que precio × cantidad cuadre con el subtotal. En «Personalizar presupuesto» el descuento de cada línea también se edita a mano, en su columna.

1. El cliente es lo único obligatorio para poder guardar.
2. Comprueba el proyecto y, si lo hay, el subproyecto. El vínculo va por proyecto y no por el nombre escrito: así no se rompe si algún día se renombra el rodaje.
3. Añade líneas. Añadir abre el catálogo y el inventario; + Línea libre es para lo que no está en ninguna lista.
4. + Sección agrupa líneas bajo un título. En el documento salen agrupadas por sección y por subproyecto, con subtotales — el cliente tiene que poder distinguir qué es cada cosa.
5. Fechas y notas: fecha del documento, validez y el texto que quieras que salga al pie.
6. Guardar. Le pone número y la pestaña pasa a llamarse como el documento.

El catálogo de tarifas

Botón Catálogo. Es tu lista de precios: concepto, unidad (día, hora, unidad, sesión, proyecto, minuto) y precio. Lo que metas aquí aparece al añadir líneas a cualquier presupuesto.

Es distinto del inventario: el inventario es material físico que tienes y se puede alquilar; el catálogo son conceptos que facturas, tengan o no un objeto detrás.

Ver el documento

Abrir un presupuesto de la lista enseña el documento tal como lo va a recibir el cliente, con la hoja a escala y el fondo de marca puesto. Desde ahí: Editar para volver al montador, PDF para imprimir o guardar, Fechas… para cambiar la fecha, la validez, el vencimiento o la referencia sin abrir el montador, Convertir en factura (pide la fecha de la factura, el vencimiento y la forma de pago) y Duplicar, que crea una copia en borrador con número nuevo para una segunda versión de la oferta o para repetirla a otro cliente.

Si el documento ya se ha enviado, debajo sale a quién y cuándo.

Versiones, aceptación y caducidad

Un presupuesto enviado no se edita: si el cliente pide cambios, Nueva versión crea la v2 con todo copiado, deja la v1 guardada tal como se mandó y te abre la v2 para editarla. No hay que pulsar «Editar» después: hacer una versión es siempre para cambiar algo.

La nueva cambia de número sola: la v2 de PRESUP-2026-042 es PRESUP-2026-042-v2, y así sale en la pestaña, en el PDF, en el correo y en el enlace.

En ningún momento hay que adivinar dónde estás:

• Editando, bajo la cabecera: «Estás editando la versión 2», qué versión tiene el cliente y de qué fecha, lo que pidió si la versión nace de una petición de cambios, y que al guardar podrás enviársela.
• En el documento: si es un borrador, «el cliente todavía no la ha visto: lo último que tiene es la v1»; si ya se mandó, «es la que tiene el cliente». Con enlaces para verla y comparar.
• Al enviar, arriba del todo: «Envías la versión 3. Es la que sustituye a la v2». Si es el mismo documento otra vez, dice que es un reenvío.

Comparar enseña qué líneas cambian y la diferencia de total. Las versiones sustituidas no salen en la lista ni suman en Economía, y su enlace deja de admitir respuestas en cuanto creas la siguiente: quien lo abra verá que hay una versión más nueva.

Aceptar… pide quién lo acepta, cuándo, cómo (correo, PDF firmado, teléfono…) y notas. Es la huella que se enseña si alguien dice «yo no acepté eso». Aceptado, el presupuesto queda bloqueado; los cambios van en una versión nueva. Rechazado… pide el motivo y queda en el historial.

Pasada la fecha de validez, un enviado sale como Caducado en la lista y en el documento. Se reactiva haciendo una versión nueva con fecha nueva.

Debajo del documento, la línea de tiempo: creado, cada envío (a quién, cuándo), versiones, aceptación, factura, contabilización y lo que viene. Los botones cambian con el estado: en borrador Editar y Enviar; enviado Aceptar, Nueva versión, Reenviar y Rechazado; aceptado Convertir en factura.

Enviar

Desde el editor, el botón rojo es Guardar y enviar: guarda y abre el envío de una vez. No hay que exportar el PDF antes ni hacer nada más: el cliente recibe su propio enlace, y Exportar PDF está ahí solo para cuando quieras el archivo para ti.

Enviar abre la lista de destinatarios (los contactos del proyecto primero, y cualquier correo que escribas) con el asunto y el texto por defecto. El correo sale de verdad desde el buzón de la casa configurado en Ajustes → Correo saliente (por defecto quotes@stokit.es), por Microsoft 365, con un mensaje que lleva el número, el cliente, el proyecto, las fechas, el total y el botón «Ver el presupuesto».

Ese botón abre un enlace propio con la copia exacta del documento tal como se mandó. Ahí tiene dos botones separados: Descargar PDF, que le baja el archivo directamente, e Imprimir, que abre el cuadro de imprimir de siempre. El cliente no necesita cuenta. Arriba ve una portada con lo esencial (proyecto, cliente, total, fecha y validez, y el estado: pendiente, aceptado, con versión más nueva…), debajo el documento entero, y al final la caja para responder. Una barra fija abajo con el total lleva a esa caja de un toque; se aparta sola cuando ya está a la vista. «Guardar como PDF» está en la barra de arriba y en la portada. Cada vez que abre el enlace queda apuntado, y en la línea de tiempo del documento sale «El cliente abrió el documento» con la fecha y la hora.

En la caja «¿Te encaja el presupuesto?» el cliente escribe su nombre y puede aceptarlo ahí mismo (se le pide confirmar en la misma página, sin ventanas del navegador, y queda aceptado con su huella: quién, cuándo, «desde el enlace del correo» y sus notas) o pedir cambios, que llegan como comentario. Las dos cosas salen en la línea de tiempo y en el registro de actividad. Si el presupuesto ya está aceptado, caducado o sustituido por otra versión, la página lo dice y no deja volver a aceptar.

Cuando el cliente responde, mandáis vosotros

La respuesta del cliente no cambia nada sola: queda como pendiente de revisar y el presupuesto sigue en «enviado» hasta que alguien de la casa decide. Mientras, el enlace le dice al cliente que la hemos recibido y no le deja responder otra vez.

Para que no se te pase, la respuesta se ve en cinco sitios a la vez:

• Franja roja encima de las pestañas, en cualquier página, con quién ha respondido y qué dice. Un clic abre el presupuesto.
• La campana del dashboard la cuenta como urgente.
• En la lista de presupuestos, la fila sale marcada con el chip «El cliente acepta» o «Pide cambios».
• En el documento, una cinta con lo que dijo y los botones para resolverlo: Confirmar aceptación (sale relleno con su nombre, la fecha y sus notas), Nueva versión o Dar por vista, que quita el aviso sin cambiar nada.
• Un correo a quien envió el presupuesto (si su usuario no tiene correo, al buzón de la casa), con un botón que abre el presupuesto en Stokit.

La app pregunta cada minuto si hay respuestas nuevas, así que avisa aunque la tengas abierta en segundo plano. Si pulsas «Avisarme también en el escritorio» en la franja, además saldrá un aviso del navegador.

Los estados

Pasar a factura

No se crea un documento nuevo ni se copia nada: el mismo documento cambia de naturaleza. Lo que ya se acordó con el cliente —líneas, importes, descuentos— es exactamente lo que se factura, y duplicarlo abriría la puerta a que las dos copias dejaran de coincidir.

Se conserva el número de presupuesto del que salió, porque es la primera pregunta que hace cualquiera al mirar una factura. La numeración cambia al prefijo de facturas que tengas en Ajustes → Numeración. Al convertir se piden la fecha de la factura, el vencimiento (por defecto los días de Ajustes) y la forma de pago; también al crear una factura directamente desde el material de un proyecto.

Contabilizar

Contabilizar un documento suma los días de alquiler a cada ítem del inventario que aparezca en él. Es lo que hace que un foco sepa cuántos días ha trabajado y cuántas veces ha salido.

• Necesita nivel total en Presupuestos y la capacidad contabilizar.
• Un presupuesto tiene que estar aceptado. Una factura se puede contabilizar siempre: emitirla ya es el compromiso.
• Solo una vez. Un documento ya contabilizado se rechaza, para que los días no se cuenten dos veces.

Anular

Los presupuestos y las facturas no se borran: se anulan. El documento se queda en la base y desaparece de las listas y de las sumas, pero su número no se reutiliza. Un documento emitido que se esfuma sin rastro es un agujero en la contabilidad.

Plantillas y PDF

Botón Ajustes PDF, o Ajustes → Documentos. Cuatro plantillas —Sobria, Clásico, Moderno, Cine— y el diseño de cada una se puede editar por bloques con Editar diseño.

• El diseño del presupuesto y el de la factura se editan aparte: una factura lleva datos fiscales y vencimiento que un presupuesto no necesita.
• Fondo del documento: la imagen a página completa detrás de todo. Acepta PDF —se convierte aquí mismo tomando la primera página— o PNG/JPG.
• Formato de la hoja: A4 es lo normal. A3 solo si necesitas el doble de superficie para un fondo a página completa.
• Aspecto de cada bloque: al pulsar un bloque en el editor, debajo de alineación y tamaño está Aspecto del bloque: el fondo (el de siempre, sin fondo o un color), el color del texto y el borde (ninguno, fino o una línea abajo). Sirve, por ejemplo, para quitar el fondo gris de «Datos del cliente». Sale igual en el editor y en el PDF.

Economía

Producción → Economía. Los números del negocio, con dos filtros arriba: año y proyecto. Cinco bloques: